為了幫助企業(yè)更有效地實(shí)施ERP，
美佳云裝下面談一下高效率、低成本、低錯(cuò)誤率地完成基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備。數(shù)據(jù)的正確性是最重要的，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是許多程序正確運(yùn)行的基礎(chǔ)，如物料計(jì)劃就是根據(jù)物料文件設(shè)定的提前期、庫(kù)存量等計(jì)算得到的，如果其中任何一個(gè)數(shù)據(jù)與實(shí)際不符，計(jì)劃結(jié)果就將沒有任何指導(dǎo)意義。要多個(gè)部門協(xié)調(diào)，投入的人力和時(shí)間都比較多，見效周期長(zhǎng)，因此阻力也是很大的。ERP系統(tǒng)的主要作用就是
對(duì)企業(yè)信息的整合，而信息的載體和表達(dá)都要通過數(shù)據(jù)完成。對(duì)企業(yè)項(xiàng)目實(shí)施來講，所需要基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作難度是很具體的。
1.收集第一手資料
將原來的分散數(shù)據(jù)從不同部門集中處理，在這些離散數(shù)據(jù)中，僅物料這一項(xiàng)一項(xiàng)，字段就包括、采購(gòu)、銷售、庫(kù)存、財(cái)務(wù)等信息。在這步中，應(yīng)利用統(tǒng)一格式的表格在各個(gè)部門間交叉流轉(zhuǎn)，讓各部門將與自己相關(guān)的數(shù)據(jù)填入表格，完成后傳遞給下個(gè)部門，以此類推，直到完成此步工作。
2.建立必要的編碼原則
ERP軟件對(duì)數(shù)據(jù)的管理是通過編碼實(shí)現(xiàn)的，編碼可以對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行標(biāo)識(shí)，建立編碼原則是為了使后面的工作有一個(gè)可以遵循的原則，也為龐雜的數(shù)據(jù)確定了數(shù)據(jù)庫(kù)可以識(shí)別的標(biāo)識(shí)方法。編碼原則的制定屬于企業(yè)級(jí)標(biāo)準(zhǔn)的建立，可以按照ISO9000的標(biāo)準(zhǔn)制定和管理，或者根據(jù)多部門一同指定標(biāo)準(zhǔn)。像純流水碼、拼音與阿拉伯字母結(jié)合。
3.建立公用信息
建立的公用信息包括公司、子公司、工廠、倉(cāng)庫(kù)、部門、員工信息、貨幣代碼等基本信息。這些數(shù)據(jù)會(huì)在其他基礎(chǔ)數(shù)據(jù)中被引用，并且數(shù)據(jù)量不大，可以利用較少的時(shí)間和人力完成。
4.確定工作范圍
首先根據(jù)ERP項(xiàng)目范圍確定哪些數(shù)據(jù)需要準(zhǔn)備，然后確定參與部門和人員配備，進(jìn)而確定工作計(jì)劃，根據(jù)個(gè)人對(duì)數(shù)據(jù)的掌握情況安排工作，一定不要把一堆工作安排到一個(gè)人。得不償失。
5..數(shù)據(jù)檢查
檢查數(shù)據(jù)的完整性、正確性、唯一性：即數(shù)量是否完整、產(chǎn)品的規(guī)格，工藝等記錄是否正確、編碼是否唯一。
6.將數(shù)據(jù)錄入軟件系統(tǒng)
錄入前應(yīng)該將基礎(chǔ)數(shù)據(jù)原始檔案歸檔整理，對(duì)于以電子文檔保存的數(shù)據(jù)，應(yīng)該將數(shù)據(jù)備份留存，并注明整理人員、完成時(shí)間和最后版本，如果是打印的紙介質(zhì)，應(yīng)該將其保存在專門的文件柜中，作為重要文檔管理。錄入方法有手工錄入和像倉(cāng)管云erp借助第三方表格導(dǎo)入的這兩種。切勿錄入后將原數(shù)據(jù)刪除或者扔掉。
7.系統(tǒng)檢核
完成錄入工作后仍然不能徹底放松，必須再次檢查，此時(shí)最好的方法是利用軟件程序測(cè)試數(shù)據(jù)，例如將數(shù)據(jù)庫(kù)備份成一個(gè)新的數(shù)據(jù)庫(kù)，然后按照流程全部走一遍，看哪個(gè)過程會(huì)出現(xiàn)問題。